Für Unternehmen, die noch mit SAP Business Suite 7 oder SAP ECC arbeiten, fällt Ende 2027 eine Richtungsentscheidung an. Mit dem Auslaufen der Mainstream-Wartung endet die reguläre Unterstützung für diese Systeme; eine optionale Extended Maintenance verlängert sie gegen Aufpreis bis Ende 2030. Viele Unternehmen nutzen dieses Zeitfenster, um auf SAP S/4HANA zu wechseln – und konzentrieren sich dabei verständlicherweise auf ERP, Datenmodell und technische Migration.
Ein Prozess gerät dabei leicht aus dem Blick, der gerade in großen Lägern jedes Jahr viel Zeit und Personal bindet: die Inventur. Wer ohnehin Systeme und Abläufe auf den Prüfstand stellt, sollte sie gleich mitdenken, statt sie als lästige Pflicht ans Jahresende zu schieben.
Warum die Inventur bei der SAP-Umstellung zum Thema wird
Beim Umstieg auf SAP S/4HANA setzen sich viele Unternehmen auch mit SAP EWM (Extended Warehouse Management) auseinander. Hier stoßen sie auf eine Besonderheit, die im Migrationsprojekt schnell übersehen wird: Anders als die älteren Module Inventory Management (IM) und Warehouse Management (WM) bringt SAP EWM standardmäßig keine integrierte Stichprobeninventur mit. SAP setzt in diesen Umgebungen stärker auf die permanente Vollinventur.
Für Betriebe mit großen Sortimenten ist das ein spürbarer Nachteil, denn die Stichprobeninventur kann den Zählaufwand erheblich senken – in geeigneten Lägern um bis zu 95 Prozent. Wer also mit SAP EWM arbeitet oder dorthin migriert, sollte frühzeitig klären, wie die Inventur künftig laufen soll. Eine spezialisierte Software, die sich an das bestehende System andocken lässt, ist dafür oft der pragmatischere Weg, als alles im SAP-Standard abbilden zu wollen.
GESTIN von classix: Stichprobeninventur ohne unnötigen Zählaufwand
GESTIN ist die Inventursoftware von classix für die gesetzeskonforme Stichprobeninventur. Sie reduziert den Zählaufwand deutlich und verkürzt die Dauer der Inventur, weil nur werthaltige Positionen vollständig gezählt und die übrigen Bestände per Stichprobe geprüft werden.
Betreiben lässt sich GESTIN wahlweise als Cloud-Lösung in der classix.cloud oder on-premise im eigenen Netz. Die Anwendung ist browserfähig und lässt sich mit vorhandenen Lagerbestands-, Warenwirtschafts- und ERP-Systemen verbinden. Buchbestände aus Drittsystemen wie WMS oder LVS werden importiert; die Zählergebnisse erfassen die Mitarbeitenden entweder direkt in GESTIN oder übernehmen sie aus dem lagerführenden System. Das macht die Software für SAP-Anwender interessant, die ihre Inventur nicht zwingend vollständig in SAP abbilden möchten.
Gesetzeskonform nach § 241 HGB
Die Stichprobeninventur ist in Deutschland ausdrücklich erlaubt. Nach § 241 Abs. 1 HGB darf der Bestand mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden auf Basis von Stichproben ermittelt werden – vorausgesetzt, das Verfahren entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und der Aussagewert kommt dem einer körperlichen Bestandsaufnahme gleich.
GESTIN erfüllt diese Anforderungen: Die Software arbeitet mit mathematisch-statistischen Verfahren, bildet Schichten, zieht die Stichproben und erstellt die nötige Dokumentation für den Abschluss – darunter den Abschlussbericht für den Wirtschaftsprüfer. Zusätzliche Sicherheit gibt die Zertifizierung durch eine international tätige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. In Österreich und der Schweiz ist die Stichprobeninventur ebenfalls zulässig.
Weniger zählen, schneller abschließen
Wie groß der Unterschied in der Praxis ausfällt, zeigen zwei Referenzen. Bei der OASE GmbH sank die Inventurzeit nach Einführung von GESTIN von 15 auf 2 Kalendertage, während die Zahl der Zählpositionen von 12.000 auf 1.000 zurückging – abgedeckt wurde damit ein Warenwert von rund 50 Prozent des gesamten Lagerbestands.
Bei TECHNO PARTS reduzierte sich der Aufwand bei gleichem Personaleinsatz von etwa vier Tagen auf weniger als vier Stunden. Das entspricht einer Ersparnis von 168 Mannstunden, also 87,5 Prozent gegenüber der bisherigen Vollaufnahme, bei gleichzeitig kürzeren Sperrzeiten des Lagers. Die Stichprobeninventur ist damit kein theoretisches Modell, sondern senkt den Aufwand genau dort, wo Inventur heute viel Zeit kostet.
Warum sich der frühe Blick auf die Inventur lohnt
Eine SAP-Umstellung ist für die meisten Unternehmen ohnehin ein Großprojekt: Prozesse werden überprüft, Schnittstellen neu konzipiert, Datenflüsse angepasst. In dieser Phase die Inventur mitzudenken, kostet vergleichsweise wenig zusätzlichen Aufwand – und erspart später Druck.
Wer dagegen erst kurz vor dem Jahresabschluss reagiert oder nach abgeschlossener Migration feststellt, dass die bisherige Inventurlösung nicht mehr passt, baut sich unnötigen Zeitdruck auf. Sinnvoller ist es, die Stichprobeninventur von Anfang an in die Systemplanung einzubeziehen. GESTIN lässt sich flexibel an vorhandene Systeme anbinden und wahlweise als SaaS in der Cloud oder auf dem eigenen Server betreiben – beide Wege passen sich an die jeweilige IT-Strategie an.
Für wen sich GESTIN lohnt
Den größten Nutzen ziehen Unternehmen mit vielen Lagerpositionen, hohem Inventuraufwand und einer zuverlässigen Lagerbuchführung daraus. Besonders relevant ist die Software für Industrie, Handel und Logistik – überall dort, wo die klassische Vollaufnahme jedes Jahr Lager blockiert, Personal über Tage bindet und den Betrieb stört. Wenn diese Beschreibung auf Ihr Lager zutrifft, lohnt sich zumindest die Prüfung einer Stichprobeninventur.
Die SAP-Umstellung als Anlass, die Inventur zu vereinfachen
Das Jahr 2027 markiert nicht nur eine SAP-Wartungsfrist, sondern einen guten Anlass, eingefahrene Prozesse zu hinterfragen. Wer migriert, sollte deshalb nicht allein über ERP, EWM und Schnittstellen sprechen, sondern auch klären, wie sich die Inventur künftig einfacher, schneller und kostengünstiger durchführen lässt. GESTIN von classix bietet dafür eine zertifizierte, flexibel anbindbare Lösung mit messbaren Ergebnissen aus der Praxis.
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Häufige Fragen zur SAP-Umstellung und zur Stichprobeninventur
Was ändert sich 2027 bei SAP?
Ende 2027 läuft die Mainstream-Wartung für die Kernanwendungen von SAP Business Suite 7 aus. Anschließend ist gegen Aufpreis eine optionale Extended Maintenance bis Ende 2030 möglich. Für viele Unternehmen ist das der Anlass, auf SAP S/4HANA umzustellen.
Warum ist die Inventur bei der Migration auf SAP S/4HANA relevant?
Mit S/4HANA setzen viele Unternehmen auf SAP EWM. Dort ist die Stichprobeninventur – anders als in den älteren Modulen IM und WM – standardmäßig nicht integriert. Wer den Inventuraufwand niedrig halten will, sollte deshalb frühzeitig eine passende Lösung einplanen.
Ist die Stichprobeninventur in Deutschland überhaupt erlaubt?
Ja. § 241 Abs. 1 HGB erlaubt ausdrücklich die Ermittlung des Bestands mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden auf Basis von Stichproben, solange das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und der Aussagewert einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommt. In Österreich und der Schweiz ist sie ebenfalls zulässig.
Lässt sich GESTIN an SAP und andere Systeme anbinden?
Ja. GESTIN ist browserfähig und importiert Buchbestände aus vorhandenen ERP-, Warenwirtschafts- und Lagerverwaltungssystemen, einschließlich WMS und LVS. Damit lässt sich die Stichprobeninventur auch dann nutzen, wenn SAP EWM keine eigene Funktion dafür bietet.
Wie viel Aufwand spare ich mit GESTIN?
Das hängt von Lagergröße und Bestandsqualität ab. In geeigneten Lägern lässt sich der Inventuraufwand um bis zu 95 Prozent reduzieren. Bei der OASE GmbH sank die Inventurzeit von 15 auf 2 Kalendertage, bei TECHNO PARTS von rund vier Tagen auf unter vier Stunden.
Cloud oder on-premise – was passt besser?
Beides ist möglich. GESTIN läuft als SaaS-Lösung in der classix.cloud oder autark auf dem eigenen Server im Intranet. Welche Variante sinnvoll ist, richtet sich nach Ihrer IT-Strategie und Ihren Compliance-Anforderungen.
